Kommunikasjon

Hva er forskjellen på meldinger, SMS og e-post, og når bruker vi de ulike funksjonene?

I meldinger kan du sende ut informasjon til flere samtidig. Når foreldrene svarer på denne tråden, vil svaret gå til alle som er i gruppen. Du kan sende melding til én eller flere personer eller avdelinger. Vi anbefaler å bruke meldingsfunksjonen når du trenger å informere foreldrene. For eksempel «barn mangler bleier» eller «Husk foreldremøtet i morgen kl. 18».

Når du sender ut en SMS vil den gå til flere personer dersom du velger det, men du mottar individuelle svar. Det vil si at svarene vil gå til utsender av SMS og ikke alle mottagere. Å sende ut SMS koster 0,50,- per melding per mottaker. Vi anbefaler at du bruker denne når du har behov for å nå ut til foreldrene med korte og svært viktige beskjeder. For eksempel: «Vi har hatt vannlekkasje i barnehagen og må dessverre holde stengt i morgen. Mer informasjon kommer på e-post i kveld».

E-post fungerer som vanlig. Du kan sende e-post til én eller flere og du vil motta svar på den e-posten du velger å sende fra. Vi anbefaler at du benytter deg av denne funksjonen når du skal gi mer utfyllende informasjon, som for eksempel sende ut ukeplaner eller innkalling til foreldremøte.

Kan barnehagen motta meldinger fra foreldre?

Foreldrene kan svare på meldinger som blir sendt ut fra barnehagen. Dersom foreldrene svarer på samme tråd som blir startet av barnehagen, så svarer de til alle som er i samme meldingstråd.

Hva er forskjellen på å legge ut bilder i album i stedet for tavla?

Hvis du legger ut et album, så vil dette også vises i tavla. Forskjellen er at bildeopplevelsen hos foreldre blir bedre dersom de ser gjennom et album i stedet for mange bilder på tavla. Du kan også kommentere under hvert bilde i album. Du kan laste opp bilde i tavla, men her anbefaler vi at du legger ut et bilde for stemningsrapport til mer utfyllende informasjon og tekst, som for eksempel en informasjonssak til foreldrene.

Hvordan legger jeg til vedlegg når jeg skal sende en e-post?

Du må først laste opp dokumentet du ønsker å sende i filarkivet. Så trykker du på «SMS og e-post». I e-posten trykker du på lenken (se bilde). Da dukker det opp et pop-up vindu og du får mulighet til å laste opp et dokument fra filarkivet ved å trykke på mappen med forstørrelsesglass på.

Registre og oversikter

Hvordan laster jeg filer opp i filarkivet?

Gå inn på filarkivet. Velg flisen med symbolet med pilen som peker opp, du kan da laste opp filer fra pc.

Hvordan sletter jeg en ansatt i PBL Mentor Kidplan?

Gå inn på brukerens profil og velg slett.

Hvordan sletter jeg informasjon om barnet når det slutter?

Når barn slutter i barnehagen blir all informasjon om barnet automatisk slettet etter sluttdatoen. Når barnet er slettet, vil foreldrene anonymiseres der de har vært med i gruppemeldinger slik at meldingene ikke forsvinner, men hvem som har skrevet det forsvinner.

Hvor lagrer jeg dokumenter om barna?

Trykk på flisen «Barn og foreldre». Velg det barnet du vil laste opp dokumenter til. Du kommer da inn på kontaktinformasjon om barnet. Barnemappen ligger øverst til høyre på menylinjen. Her kan du huke av for om informasjonen skal være synlig for foreldrene eller ikke.

Hva er grupper og hvordan kan disse brukes i systemet?

Barnehagen kan lage grupper som går på tvers av avdelingene. Det kan være for eksempel 5-årsgruppa, der alle 5-åringene på alle avdelingene er med. Gruppen kan brukes til å legge ut informasjon på tavla, legge til album og som filter i barnelogg.

Mine ansatte jobber av og til på tvers av avdelingene, hvordan registrerer jeg dette i PBL Mentor Kidplan?

Dersom en ansatt jobber på flere avdelinger og har behov for tilgang til registrering i barneloggen og informasjon om barnet i flisen «Barn og foreldre», så må den ansatte ha tilgangsrolle «Avdelingsbruker», og så må det hukes av for hvilke avdelinger den ansatte skal ha tilgang til. Se bilde under. Tilgangsrolle finner du bak flisen «Ansatte».

Hvordan kan registrering i barneloggen gjøres kjapt og enkelt?

Øverst i barneloggen er det  en linje med flere filter som du kan benytte deg av. Hvis du skal gjøre en registrering på ei gruppe, så kan du hente fram barna ved å trykke på «Gruppe» i filteret. Det samme gjelder avdelinger.

Dersom du skal legge en registrering på alle barna i barneloggen, så trykker du på knappen med to avhukinger til høyre på filterlinjen, så trykk så  «Velg alle», deretter «Legg til statuser».

Hvilken tilgang har de ulike brukerrollene?

Her finner du en oversikt over hva de ulike rollene gir tilgang til:

 

Hvor kan vi få en god oversikt over alle kommentarer på barna i barneloggen?

Trykk på de blå bokstavene til høyre i filterlinjen hvor det står hvor mange barn som er hentet.

Da dukker det opp et nytt bilde hvor du får oversikt over alle statuser og kommentarer den aktuelle dagen.

 

Administrer nettside

Hvordan får jeg logo på hjemmesiden?

Gå til «Design» på administrasjonssiden og klikk «Rediger» under «Hovedmeny og navn/logo». Klikk «Endre/velg bilde» for å laste opp logobildet fra datamaskinen din.

Tips!  Dimensjonen er 80px høyt og 900px langt og er dermed uegnet for smale og høye logoer med mye detaljer.

System

Hvor finner jeg tillatelser/samtykker?

I den blå boksen «Innstillinger» finner du en menylinje øverst hvor det står «tillatelser». For å finne hva foreldrene har svart, må du trykke deg inn på den lilla boksen «Rapporter». Under «Tillatelser» får du oversikt over hvor mange som har svart «ja» og «nei». Trykker du på «Detaljer» til høyre i siden kan du se hvilket barn som gjelder «ja» eller «nei».

Dersom du ønsker å vite alle samtykker for et barn, så trykker du «Tillatelser barn» i «Rapporter». Her kan du kjapt finne ut hva foreldrene har svart på hvert enkelt barn.

Hvorfor mottar jeg ikke e-post?

Dobbeltsjekk at e-postadressen du har blitt registrert med er korrekt. Dersom adressen er riktig og du fortsatt ikke mottar e-post, kan den ha blitt markert som spam. Da kan du sjekke din spam/søppelpostmappe.

Jeg har fylt inn rett brukernavn og passord, men får opp feilmelding. Hva er galt?

Her kan det være flere feilkilder. Her er en liste av hva problemet kan være:

  1. Caps Lock er på. Er denne aktivert, vil ikke passordet bli riktig.
  2. Num Lock er på. Bruker du tall i passordet må du sjekke om Num Lock er aktivert dersom du bruker talltastaturet.
  3. Autofullfør kan noen ganger legge til et mellomrom før eller etter brukernavnet – typisk på mobiltastatur – og du vil da få feil brukernavn/passord på grunn av dette mellomrommet som er vanskelig å se
  4. Sjekk om brukernavnet stemmer. Dersom du har to e-poster, kan det være at det er den andre e-posten som gjelder. OBS! Dersom du både er ansatt og har forelderbruker, må du bruke to forskjellige e-poster til de to ulike tilgangene. Passordet bestemmer du selv.
  5. Hvis du logger deg inn på den gamle e-post @barnehage.no som er nedlagt, må du få laget en ny bruker. Hvis barnehagen har en annen administratorbruker, kan den endre ansattes brukernavn/e-postadresser under «Ansatte» på administrasjonssiden. Hvis det ikke eksisterer flere administratorer må du ta kontakt med IT support på itsupport@pbl.no eller 755 53 911
  6. Dersom du fortsatt ikke får logget deg inn, må du kontakte IT support på itsupport@pbl.no eller 755 53 911

App

Hvorfor får jeg ikke til å logge inn i appen Kidplan?

Appen er en foreldre-app. Det betyr at du må være forelder til et barn i barnehagen for å kunne bruke appen. Dersom du både jobber og har barn i samme barnehage, så må du bruke to forskjellige e-poster til innlogging av sidene. En e-post til å logge på som ansatte, og en annen til å logge på som forelder.

Vi har foreldre som har barn i to forskjellige barnehager som bruker PBL Mentor Kidplan, hvordan får de tilgang til begge barnehagene i appen?

Når foreldrene logger seg inn i appen, får de opp et valg om å velge hvilken barnehage de vil se på. Ønsker foreldrene å endre barnehage kan de endre dette ved å trykke på menyknappen. Bildet viser at menyknappen ligger oppe til høyre på dette eksemplet. Beliggenheten på menyknappen vil variere ut ifra hvilken telefon man bruker, men knappen lik uansett.

Er det mulig å få kommentarfelt på fraværsmelding, slik at foresatte kan skrive hva som feiler barnet?

På grunn av GDPR kan vi ikke legge til denne muligheten. Det legger til rette for å kommunisere sensitive personopplysninger, slik som helseopplysninger, om barna. Det å oppgi hva som feiler barnet er ansett som sensitive personopplysninger. Det er derfor viktig å gi beskjed til foreldrene at selv om de melder fravær via foreldreappen Kidplan må de også ta kontakt med barnehagen for å fortelle hva som feiler barnet.