Malbibliotek og HMS-håndbok

Hvorfor har jeg ikke tilgang til malbiblioteket?

Det er kun administrator og redaktør som har tilgang til malbiblioteket. For å få tilgang må din leder legge deg inn med en av disse rollene.

Skal jeg kopiere alle rutiner, artikler og sjekklister med en gang?

Du kan kopiere så mange rutiner du vil, og når du vil. Etter at rutinene er kopiert fra malbiblioteket, kan du redigere og tilpasse disse. HMS-områdene og personalområdene blir aktivert når du har overført én eller flere rutiner/artikler på det aktuelle HMS-området.

Eksempel: HMS-området «barn og sikkerhet» blir aktivert i HMS-systemet når du har overført én eller flere rutiner fra området «barn og sikkerhet». Når vi sier aktivert, så betyr det at du kan opprette en rutine, en sjekkliste, registrere et avvik, tiltak eller risikovurdering på det HMS-området.

Hvis jeg overfører alle rutiner og sjekklister som ligger i malbiblioteket, betyr det at vi har fått et komplett og ferdig HMS-system?

Nei. Du må lese over rutinene og noen rutiner må kanskje tilpasse enda mer til din arbeidsplass. Våre maler er forslag til hvordan en rutine for det aktuelle området kan se ut, med utgangspunkt i lovverk og veiledninger.

Eksempel: I rutinen «Trafikksikkerhet i barnehagen» bør dere fylle inn fartsgrensen som gjelder utenfor barnehagens område, samt vurdere om resten av det som står i rutinen stemmer med din barnehage.

Hvordan gjør jeg rutinene om til mine egne?

Her må du først kopiere rutinene fra malbiblioteket til din HMS-håndbok. Deretter går du inn på den aktuelle rutinen du ønsker å redigere, trykker på tannhjulet øverst til høyre og trykker «rediger».

Hvordan får vi vite når rutinene er blitt oppdatert av PBL Mentor HMS?

Når vi oppdaterer en rutine eller artikkel, vil den dukke opp i flisen for oppdateringer (se bilde).

Du kan enten trykke på den enkelte oppdatering eller «Les alle». Hvis du trykker «Les alle» kommer du til en oversikt over hvilke oppdateringer som er håndtert og når de er publisert. Etter hvert som dere har håndtert alle oppdateringer vil denne flisen være blank, men oversikten under «Les alle» vil vise alle oppdateringer som er lagt ut siste 6 mnd.

 

Oppdateringer som ikke er behandlet finner du også i hver håndbok øverst på venstre side, over alle områdene. Det er her du må ta stilling til den nye oppdateringen for å få fjernet den.

Eksempel: Alle oppdateringer innen HMS-rutinene finner du inne i «Rutiner og beredskap», øverst på høyre side, over alle HMS-områdene. Der står det om oppdateringen kommer fra PBL Mentor eller fra din arbeidsplass.

Hva er interne referanser og hvorfor ligger det i rutinene?

Interne referanser er tiltenkt å være snarveier til andre elementer i PBL Mentor HMS. Disse elementene kan være rutiner, artikler, sjekklister eller beredskapskort. Du må ikke fylle inn interne referanser.

Eksempel: I rutinen for vedlikehold kan det være lurt å legge til en intern referanse til sjekklisten for bygg og vedlikehold.

Hvordan er oversikt over lovverket dokumentert i PBL Mentor HMS?

I hver rutine henviser vi til det aktuelle regelverket som sier noe om det som blir skrevet. Her skiller vi mellom lovhenvisninger og fagreferanser. Henvisningen åpnes i en ny fane når du trykker på den.

Under flisa referanser finner du oversikt over alle lovhenvisninger og fagreferanser i PBL Mentor HMS. Under oversikt vil du se hvilke rutiner og artikler som er knyttet til de ulike lovhenvisningene.

Hvordan kan jeg finne et dokument eller rutine uten å lete gjennom alle HMS-områdene?

Hvis du leter etter et spesifikt dokument eller rutine, men ikke husker hvor det ligger, så kan du søke etter dette i søkefeltet inne i «Rutiner og beredskap». Søkefeltet finner du bak trakten som ligger oppe til høyre i bildet. Søkemotoren søker i overskrift og ingressen i rutinene og overskrift på vedleggene.

Hvorfor får jeg ikke frem faktaboksen i rutinen i redigeringsmodus?

Den nederste boksen i rutinen kaller vi for faktaboksen. Dette er en boks som vi i PBL Mentor HMS kan skrive inn råd og fakta om det aktuelle emnet. Dermed er det kun vi som kan endre i den. Du kan lett ta bort boksen ved å trykke på pilen øverst til høyre i boksen. Eksempel på en faktaboks:

 

Hva er forskjellen på en kladd og funksjonen «Upublisert»?

Dersom du velger «upublisert» vil rutinen/artikkelen trekkes tilbake. Denne vil kun vises for administrator og redaktør frem til dere velger å publisere den igjen.

En kladd eksisterer i tillegg til den originale rutinen/artikkelen frem til den blir publisert. Den originale rutinen/artikkelen vises for administrator, redaktør og brukere. Kladden vises kun for administrator og redaktør.

Bildet under illustrerer hvordan det ser ut i den store oversikten: Gult ark på flisen indikerer at det finnes en kladd. Grå flis indikerer at denne er upublisert og ikke tilgjengelig for brukere.

Funksjonalitet hos Eieradministrasjon

Kan jeg velge hvilke barnehager jeg ønsker å publisere en rutine til?

Du kan enten publisere til alle eller ingen barnehager.

Hvem kan være avviksbehandler?

Rollene «Redaktør» og «Administrator» kan vær avviksbehandlere.

I Eieradministrasjon kan superadministrator legge seg selv til som avviksbehandler i en underenhet, men ingen andre kan gjøre det.

Avvik

Hvem kan melde avvik?

Alle ansatte kan melde inn avvik enten via den lilla boksen Avvik, eller snarveien +Avvik.

Hvem kan være avviksbehandler?

Rollene «Redaktør» og «Administrator» kan vær avviksbehandlere.

I Eieradministrasjon kan superadministrator legge seg selv til som avviksbehandler i en underenhet, men ingen andre kan gjøre det.

Får den som meldte avviket tilbakemelding når avviket er håndtert?

Ja. Avviksmelder får tilsendt en e-post når avviket er håndtert. Dersom du ikke har mottatt noen e-post, kan du sjekke søppelposten din.

Kan jeg redigere et avvik etter at jeg har sendt det inn?

Du kan redigere et avvik du har meldt inn så lenge det ikke er lukket av avviksbehandler. Trykk på tannhjulet øverst til høyre og trykk Rediger.

Hva er forskjellen på skademelding og et avvik?

En skademelding skal sendes til forsikringsselskapet for mulig forsikringssak. Her skal hendelsen og skaden beskrives. I et avvik skal du kun beskrive hendelsen og ikke skaden. Et avvik skal sørge for forbedringer, og da trenger man kun å vite hvordan hendelsen foregikk og ikke utfallet av den. I tillegg skal ikke sensitive personopplysninger foreligge i PBL Mentor HMS pga personvern.

Tiltaksplan

Hvem kan skrive tiltak i PBL Mentor HMS?

Administrator og redaktør kan skrive tiltak i PBL Mentor HMS. Dersom noen ønsker tilgang til å skrive tiltak så kan administrator endre brukertilgangen til den ansatte.

Hva er forskjellen på handlingsplan og tiltaksplan?

Handlingsplan og tiltaksplan er det samme. Vi har valgt å kalle det for tiltaksplan i PBL Mentor HMS.

Må vi sette tidsfrist på tiltaket?

Ja, tidsfrist er autoutfylt med dagens dato under avvik og risikovurdering. Denne kan du enkelt endre ved å trykke på datoen og velge en annen. Når du oppretter et enkelt tiltak under tiltaksplanen må du velge en tidsfrist fremover i tid.

Risikovurdering

Må vi opprette en ny risikovurdering når vi skal risikovurdere det samme om igjen?

Nei. Dere kan trykke på tannhjulet oppe til høyre og trykke på «rediger». Da kan dere endre teksten inne i risikovurderingen og det vil bli laget en ny versjon av risikovurderingen. På akkurat samme måte som rutiner, så vil du kunne se tilbake til de andre versjonene ved å trykke på tannhjulet, og «vis versjoner».

Kan vi trykke fullført på tiltakene i en risikovurdering uten at risikovurderingen avsluttes?

Ja, du kan fullføre tiltakene selv om ikke risikovurderingen er lukket. Du kan også opprette flere tiltak i redigeringsmodus.

Sjekklister

Kan vi lage vår egen sjekkliste?

Ja. Gå inn i boksen «sjekklister» og trykk på +Sjekkliste øverst til høyre for å opprette en ny sjekkliste.

Hvordan vet vi at en sjekkliste er utført?

Du kan se på forsiden i aktivitetsoversikten at sjekklisten har blitt dus grå når den er fullført.

 

Ellers så står det på sjekklistekortet Sist fullført: dato.

Jeg får e-post hver gang en sjekkliste startes, hvordan får jeg dette bort?

Dette betyr at det er krysset av i varsler for at du skal motta e-post hver gang en sjekkliste skal startes. Varsler kan du finne i flisen «Innstillinger» -> «Varsler».

HMS-årshjul

Hvilke aktiviteter skal vi legge inn i årshjulet?

Årshjulet er et grovplanleggingsverktøy. Her skriver du inn det overordnede HMS-området du skal gå gjennom, som for eksempel, Revisjon, Brannvern, Arbeidsmiljø, Hygiene og smitttevern. Du kan detaljere hva du skal gå gjennom under beskrivelse i årshjulet.

Arkiv

Hvilken dokumentasjon kan vi legge inn i arkiv?

Her kan du legge inn dokumentasjon som ikke er taushetsbelagt. Arkivet er åpent og alle har tilgang til det som legges inn der. Her kan du lage mapper som for eksempel. Bygg og vedlikehold, Avtaler, Bilder, Brannvern, Opplæring/Kurs.

Aktivitetsoversikt

Hvordan finner jeg full oversikt over mine oppgaver i aktivitetsoversikten?

Du finner full oversikt over alle dine (der du er satt ansvarlig for) oppgaver under bildet ditt øverst til høyre. Trykk på bildet, og deretter Innstillinger. Helt nederst vil du finne alle dine oppgaver fra tidligere og fremover i tid.

Hvilke aktiviteter legger seg i oversikten på forsiden?

Alle HMS-aktiviteter som er registrert med en dato: frist for utførelse av tiltak, revisjon av rutine/artikkel og risikovurdering samt start og gjentagelse av en sjekkliste.

Innstillinger

Kan vi lage en felles avdelingsbruker?

Vi anbefaler at dere ikke gjør dette. Systemet er laget og tilrettelagt for at hver enkelt skal ha personlig innlogging. Systemet ivaretar fordeling av oppgaver på avdelinger og det er mulighet å ansvarliggjøre personer. På den måten vil dere få en oversikt over hvilke oppgaver som tilhører avdeling og hva som tilhører person. Du kan velge avdeling i sjekkliste, tiltak, risikovurdering, avvik og aktivitet.

Hvordan laster jeg opp bilde av meg selv?

Trykk på sirkelen oppe til høyre på forsiden. Trykk på Innstillinger og last opp et bilde fra PC/MAC.

Hvorfor mottar ikke mine ansatte e-post når jeg har lagt dem inn i systemet?

Av og til ser vi dessverre at e-poster som sendes ut fra PBL Mentor HMS blir lagt i søppelpost. Så be dem sjekke denne. Hvis e-postene ligger her, så kan de merke at dette ikke er søppelpost og dermed skal de neste e-postene som sendes ut havne i innboksen. Hvis ikke dette hjelper, ta kontakt med IT Support.

Hva er forskjellen på tilgangen i systemet på de ulike rollene, administrator, redaktør og bruker?

  • Administrator har alle rettigheter. Denne rollen er tiltenkt personen(e) med lederansvar.
  • Redaktør har de samme rettighetene som administrator utenom tilgang til flisen «Innstillinger» og rapportene «Leste og uleste elementer». En redaktør kan dermed redigere dokumenter, men ikke administrere selve systemet. Denne rollen er tiltenkt avdelingsledere, pedagogiske ledere og verneombud.
  • Bruker har full lesetilgang i systemet, men kan ikke redigere sjekklister og legge til tiltak eller oppgaver i årshjulet. Rollen har heller ikke tilgang til flisen «Malbibliotek» og «Innstillinger».

Hvordan endrer jeg passord?

Trykk på den runde sirkelen/bildet oppe til høyre på forsiden. Deretter trykker du på «Innstillinger». Her kan du endre passordet ditt.

Jeg husker ikke passordet mitt, hva gjør jeg?

På innloggingssiden din kan du trykke på «Glemt passord» under boksene du skal skrive i. Da vil du få tilsendt en e-post for å lage et nytt passord. Dersom du ikke har mottatt e-post på en stund, kan du sjekke søppelpost og se om den ligger der.

Jeg får e-post hver gang en sjekkliste startes, hvordan får jeg dette bort?

Dette betyr at det er krysset av i varsler for at du skal motta e-post hver gang en sjekkliste skal startes. Varsler kan du finne i flisen «Innstillinger» -> «Varsler».

Hvordan ser jeg hvem som er innlogget i PBL Mentor HMS?

I flisen «Innstillinger» ­-> «Brukere» finner du oversikt over alle ansatte som er lagt inn i systemet. Til høyre i bildet står det «Bekreftet innlogging». Dersom en ansatt har vært innlogget står det «Ja».

Jeg har fylt inn rett brukernavn og passord, men får opp feilmelding. Hva er galt?

Her kan det være flere feilkilder. Her er en liste av hva problemet kan være:

  1. Caps Lock er på. Er denne aktivert, vil ikke passordet bli riktig dersom du bruker små bokstaver.
  2. Num Lock er på. Bruker du tall i passordet må du sjekke om Num Lock er aktivert dersom du bruker talltastaturet.
  3. Autofullfør kan noen ganger legge til et mellomrom før eller etter brukernavnet – typisk på mobiltastatur – og du vil da få feil brukernavn/passord på grunn av dette mellomrommet som er vanskelig å se.
  4. Sjekk om brukernavnet stemmer. Dersom du har to e-poster, kan det være at det er den andre e-posten som gjelder.
  5. Dersom du fortsatt ikke får logget deg inn må du kontakte oss på itsupport@pbl.no eller 755 53 911